Otomasyon Takip Komisyonu

Amaç:

Bu komisyon, bölümde kullanılan otomasyon sistemlerinin (öğrenci bilgi sistemi, not giriş platformu, ders programlama sistemleri, danışmanlık modülleri vb.) etkinliğini artırmak, süreçlerin düzenli ve hatasız şekilde yürütülmesini sağlamak ve kullanıcı deneyimini iyileştirmek amacıyla faaliyet gösterir.

Görev Tanımı ve Sorumluluklar

1. Genel Koordinasyon ve Planlama:

• Üniversite tarafından kullanılan otomasyon sistemlerindeki güncellemeleri takip ederek, bölüm personeline zamanında duyurmak.

• Öğrenciler ve öğretim elemanları için sistemin etkin kullanımı hakkında bilgilendirme toplantıları düzenlemek.

• Akademik takvime göre sistemsel işlemlerin zamanında yapılmasını planlamak (not giriş tarihleri, ders kayıtları vb.).

2. Süreçlerin Takibi ve Yönetimi:

• Öğretim elemanlarının not giriş, devamsızlık takibi ve danışmanlık sistemlerini doğru kullanmalarını sağlamak.

• Öğrencilerin otomasyon sistemi üzerinden yaptığı işlemlerde karşılaştığı sorunları tespit etmek ve çözüm önerileri geliştirmek.

3. Sistemsel Uyum ve Entegrasyon:

• Otomasyon sisteminde yer alan ders içerikleri, öğretim elemanı bilgileri ve program çıktılarının güncel ve tutarlı olmasını sağlamak.

• Yeni sistem modüllerinin (örneğin, staj takip, mezuniyet kontrol, danışman görüşme kayıtları) entegrasyon süreçlerinde bölüm adına gerekli hazırlıkları yapmak.

4. Kullanıcı Destek ve Eğitim:

• Öğretim elemanları ve öğrenciler için otomasyon sistemlerinin işleyişine dair kılavuzlar hazırlamak.

• Sistem kullanımında ortaya çıkan sık hatalarla ilgili eğitim seminerleri düzenlemek.

5. İletişim ve İş Birlikleri:

• Üniversite Bilgi İşlem Daire Başkanlığı, Öğrenci İşleri Dairesi ve ilgili diğer birimlerle etkili iletişim kurarak bölüm ihtiyaçlarını iletmek.

• Geri bildirimlere dayalı sistem geliştirme önerilerini üniversitenin ilgili birimlerine sunmak.

6. Veri Doğruluğu ve Güncelleme Süreçleri:

• Öğrenci, ders ve danışmanlık bilgilerinin otomasyon sisteminde güncel tutulmasını sağlamak.

• Mezuniyet kontrolü, kredi tamamlama ve ders tekrarı gibi sistemsel verilerin doğruluğunu denetlemek.

7. Raporlama ve Belgelendirme:

• Her yarıyıl sonunda otomasyon sistemi kullanımına ilişkin istatistikî raporlar hazırlayarak bölüm yönetimiyle paylaşmak.

• Karşılaşılan sistemsel sorunlar ve çözüm süreçlerine dair kayıtları düzenli olarak belgelemek.

8. Sürekli İzleme ve İyileştirme:

• Kullanıcı deneyimlerini analiz ederek sistemlerin kullanıcı dostu olmasına yönelik öneriler geliştirmek.

• Başarılı uygulamaları yaygınlaştırmak, sistem kullanım oranlarını artırmak ve verimliliği yükseltmeye yönelik stratejiler önermek.